EBP:产品和服务

EBP平台概述

一、前言

  近年来,随着全球经济一体化的不断加速、全球企业在提升管理和防范风险方面都在不断进取。快速增长的中国经济已经进入第二季!作为迅速崛起的世界第二大经济体,调整结构并保增长,使中国企业无一例外地面临巨大压力。他们在商务过程中不仅要以更快的速度来处理更大量的合同,还需要保证对合同周期内所有环节的监管和控制力度不变。

  合同是组织与组织间所订协议的法律表现形式,是现代商业社会中最重要的商务文件,体现着相关方对于合作在法律和道德意义上的双重承诺。合同是商业关系的完整表达,包含对方信息、标的信息、财务信息、权利义务信息和违约责任信息等等,在双方的慎重谈判下得以敲定并具有长期法律效力。企业的大多数战略决策与成本节约策略都反映在与合作伙伴所签订的合同当中。随着全球经济的发展、法律法规要求不断增加和商业关系的日趋复杂化,合同的复杂程度也达到了前所未有的高度。

  目前主流的企业管理系统,如OA、ERP、财务管理软件等,往往无法满足企业对于“合同”这样一个包含完整商务信息的业务凭证的由始至终的监控过程,更不能对合同相关数据进行及时准确地预测、归集和分析,致使企业面临严重的管理瓶颈。

      据相关机构调查,大多数企业的合同管理都或多或少存在以下现象:

  ● 在合同签订上,不是领导授意草草签署,没走既定流程,就是你方改罢我登场;最终到底谁改了什么都一团乱麻,重复核对,效率低下;

  ● 合同签过之后,或者就放在档案柜里,乏人问津;或者就是在出问题的时候才去找合同,却发现那个合同不在自己手里,甚至在合同对方手里没收回来;

  ● 基本上使用EXCEL做合同台账,但是EXCEL难以应对动态的执行数据,虽然解决了这个维度,但又贻误了那个维度,搞得合同管理员非常头大,无计可施;

  ● 合同管理人员按期向各个业务部门收集合同执行数据,但是每个业务部门都很忙,报送不及时不说,还不准确,业务部门之间的数据对不上;

  ● 合同量大,收付款笔数太多,经常会忘记催收款项,有时还会重复付款给供应商,导致增添利润的机遇流失甚至公司损失;

  ● 由于合同签署和执行没有统一的管控机制,导致重要审计材料缺失,执行合同审计非常困难;

  ● 客户跟踪信息全部分散在客户经理身上,公司掌握不全面,如若客户经理发生变动,以前的跟踪情况难以承接,甚至发生跳单情况,给公司造成损失;

  ● 供应商审核流程不规范,选商和招标环节资料和流程不完整不规范,导致采购管理混乱,以至于容易滋生腐败,缺失质量控制,造成损失;

  ● 一旦合同完成后,对客户、供应商、合同等没有回归评价机制,不能使后续业务借鉴过往业务的经验教训,致使多次犯同一个错误而不自知;

  ● 合同执行过程中,难以对合同收付款、开票、合同标的的交付做一一对应,款、票、物的对账经常出问题;

  ● 集团企业无法监控下属企业合同的签订和执行,违反合同管理规定的行为比比皆是,致使企业风险指数加大。

  为了解决这些问题,越来越多的中大型企业都踏上了合同自动化管理的道路,用以增强合同全生命周期过程的监控,提高合同商务执行效率,同时加强合同合规性、控制合同风险、增强决策力度。 

二、产品概述

  恒润基将合同生命周期分为四个阶段:前期商务、合同签署、合同执行、完结。通过对这四个阶段业务的管控,实现了对商务数据和流程以及法务数据和流程的全面掌控,进而规范管理、规避风险,实现完整意义的企业商务内控。

  恒润基产品对于大型企业法律相关业务有良好的支撑,具备法律纠纷管理、授权委托管理、知识产权管理、工商事务管理等功能。恒润基产品有两个系列、多个版本,分别适用于从小到大的各类企业对于合同管理及其关联业务的不同层次需求。

  近400家企业的技术和产品服务经验,使EBP和C5能够轻松应对企业的各种业务类型:采购、销售、服务、工程、外贸、服务、租赁、投资、融资、科研等。

  EBP面向大型和集团性企业,以合同的全生命周期管理为着眼点,覆盖企业客户和供应商管理、选商和招投标、项目和预算、合同签署和审批、资金结算和收付、合同和项目进度履行、合同标的管理、项目完结审计,以及合同完结回归评价等业务管理需求。恒润基EBP的销售管理解决方案、采购管理解决方案、合同起草和审批解决方案、工程项目管理解决方案和外贸商务管理解决方案等是恒润基10年积累的精髓。

      C5面向中小企业和大型企业的部门级应用,帮助企业实现合同管理的信息化和自动化,着重合同文本管理和合同履行的资金管理,提供标准化管理流程和标准化合同报表,使企业快速获取合同管理收益。 

三、应用场景

产品和解决方案

 

合同台账管理解决方案

      恒润基“合同台账管理解决方案”帮助企业全面监控合同签署和履行的商务数据,追踪和呈现合同签署金额、合同变更金额、合同完成金额、合同完成比例、合同逾期情况、票款差额等,随时从多角度统计分析,进而生成合同报表。

      系统通过设置不同的合同执行角色,实现合同签署和执行的自动化过程,用以规范业务动作并收集相关数据,进而更新合同台账信息。

      管理人员可从不同的管理维度进行查询统计,如时间段、经办机构、签约主体、合同类型、资金性质、完成比例、逾期情况等,使合同业务数据的具备高可见性,为管理决策提供有力支持。

      合同台账管理的同时,可延伸管理合同的计划收付款、实际收付款以及发票,形成相关资金报表;管理合同进度,以监控合同执行。

合同起草和审批解决方案

      恒润基 “合同起草和审批解决方案” 帮助企业法务部门全面提高合同合规性,严格把控合同条款风险和审批流程风险。

      前期,法务部门归纳业务特点,设定不同业务的专用合同模板,锁定模板中经业务、法务、财务、风险等部门确认的不可变动条款;

      同时,根据企业的合同管理制度,为不同类型、不同金额、不同部门的合同设定不同的审批流程,支持审批会签、通过率设定、加签、一票通过/ 否决、征询等功能;

      合同起草时,业务部门套用既定的业务模板,引入可变动的业务数据,快速生成合同文本并提交审批;合同审批时,各级节点依据本身权限对合同内容进行修订或发表批注意见,提交下一审批人或者打回前期审批人;

      合同审批通过后,印章管理员打印带有企业水印的合同文档,执行盖章,交付对方盖章并归档保存已盖章文档;合同执行过程中,对纸质合同文档进行借阅管理。

外贸商务管理解决方案

恒润基“外贸商务管理解决方案”帮助外贸企业有效管理其业务中的合同签署、本外币的汇兑与结算、授信和信用证、合同标的交付与简单库存、成本核算、票据和杂费等。

      合同签署时,支持协议类框架合同签署,可植入对于标的和支付的框架性约定,同时合同可以进行模板起草和审批,以减低风险和提高效率;本外币汇兑和结算,指系统可以灵活支持本外币的汇兑和核算,并且可以通过预置价格机制,支持“点价”等结算方式;授信和信用证,支持多银行多额度的动态授信管理,支持报表自动生成以同银行对账;系统对标的进行管理,支持批次交付与核销,标的交付可关联库存系统,以实现数据的同步,帮助管理人员获取即时数据;系统可对货物成本进行核算,支持不同货物、不同供应商、不同客户、不同费用缴付方式的各类核算方式,帮助管理层获取货物的成本数据,为管理决策提供有力的支持;系统可对票据和杂费(税费、报关费、仓储费、运费等等)进行管理,支持对客户和供应商的不同类型的杂费结算方式。

      系统拥有准确及时的提醒机制,将支付和收款计划、银行信用证的到期、客户授信的到期等进行灵活提醒,提升外贸商务运营管理的信息化与高效化。

工程项目管理解决方案

      恒润基“工程项目管理解决方案”帮助项目发包和总包企业有效管理项目的全生命周期,高效地达成项目管理目标,是全方位高度集成的项目管理平台。

      项目前期,甲方发包类企业对项目进行立项规划与预算,完成立项审批过程;总包企业类与甲方签署总包合同,对项目做出分包预算和里程碑计划;项目执行时,进行供应商选商(直采、比价和招标),起草、审批和签署项目外包合同;对分包项目里程碑进度和付款进行规划;指定项目负责人随时跟踪报告项目进展,将收货和工程结算的情况、项目里程碑的验收情况、付款计划以及费用支出情况录入到系统中;企业资金管理人员随时进行动态的项目核算,监控项目资金来源和需求,根据项目执行状况和资金状况(甲方发包类企业根据项目资金拨付情况,总包类企业根据本项目收款情况),向分包方进行资金支付;甲方项目或总包项目负责人随时监控项目里程碑进度执行情况和资金收付情况,形成阶段性项目报告,满足各级项目干系人的管理需求;项目文档负责人随时监控项目文档归集情况,并进行验收和催收,以确保项目文档的完整性和及时性;项目完结时,支持对于项目进行审计、结算等操作,从而对项目金额进行调整。

 

 

中小企业合同管理标准产品

       C5是精简化的合同管理标准产品,面向中小企业和大型企业的部门级应用,帮助企业实现合同管理的信息化和自动化,着重合同文本管理和合同履行的资金管理,提供标准化管理流程和标准化合同报表,使企业快速获取合同管理收益。

 

 

典型客户